Быстро, четко и по делу: 7 советов как повысить эффективность совещаний

Посчитаем, сколько времени вы тратите на совещания

Зачастую эта цифра выглядит пугающе. Ведь ваше время и время сотрудников стоит определенную сумму денег.

«Совещания – это симптом плохой организации. Чем меньше совещаний, тем лучше», – такую мысль высказал гуру менеджмента Питер Друккер.

Итак, проведите подсчет времени, которое тратится на проведение совещаний для начала в день и в неделю.

Долгие и нерезультативные совещания обесценивают вашу стоимость, стоимость бизнеса и компании. Рассмотрим, как это незаметно происходит.

Обесценивание стоимости проекта

Стоимость проекта составляет 500 тыс. рублей, срок реализации проекта три месяца. Вы планируете работать в проекте по три часа в день.

Количество рабочих часов составляет 198 часа = 3 месяца * 22 дня рабочих дней в месяц * на 3 часа.

Стоимость вашего часа в проекте составит:  500 000 руб. / 198 час = 2 525 руб. 

Увеличение продолжительности проекта даже на 1 час, обесценивает вашу стоимость на 12 руб. (стоимость проекта в 500 тыс. руб. / 199 час. = получаем 2 512 руб.), а увеличение продолжительности проекта на неделю сокращает стоимость на 180 руб., на месяц – на 720 руб.

Обесценивание стоимости бизнеса

Фонд оплаты труда в месяц составляет 1 млн рублей.

Величина рабочих часов в месяц составляет 176 часов = 22 рабочих дня * на 7 рабочих часов в день Это рабочие и результативные часы работы, когда сотрудник создает ценность для клиента и компании. Стоимость рабочего результативного часа при выполнении всех поставленных задач вовремя составит 5 682 руб.

Предположим, что вы проводите несколько совещаний в день, традиционно это утренние планерки и итоговые, ежедневные разборы полетов, в день такие совещания составляют 2 часа. Если продолжительность ежедневных  совещаний составляет 2 часа, то в месяц – 44 часа или

44 * 5682 руб. = 250 008 рублей – сумма, в которую обходятся ежедневные совещания.

Если продолжительность совещаний больше, соответственно совещания становятся дороже для вас самих, а для сотрудников – это повод ничего не делать.

Закон Митчелла: любую проблему можно сделать неразрешимой, если провести достаточное количество совещаний по ее обсуждению.

Проведите подсчет времени, которое тратится на проведение совещаний в месяц, используя формулу: стоимость часа * количество, потраченных на совещание часов * на количество совещаний в месяц.

Сколько времени вы тратите на долгие и пустые совещания? В какую сумму вам обходятся эти «посиделки»? Цифра пугающая, однако, день за днем мы этого не замечаем.

Если у вас разные по времени совещания, можно определить время дифференцированно по каждой группе.

Дорогие совещания – дорогие последствия

За долгими совещаниями следом тянется целый ряд минусов:

1. Нарушение дедлайнов

Каждый дополнительный час лишних совещаний не только обесценивает стоимость, но и сдвигает выполнение поручений и плановых задач по времени дальше.

2. Снижение мотивации команды

Увеличение продолжительности выполнения поручений и задач снижает мотивацию команды. Вследствие снижения изначальных темпов работ и отдаления по времени получения итогового вознаграждения.

3. Проект превращается в процесс

Проект превращается в процесс и деятельность начинает организовываться по другим принципам, свойственным не проектам, а процессам.

4. Увеличивается вероятность форс-мажора

Несмотря на то, что форс-мажор прописан во всех договорах, о нем всегда думают в последней момент. Долгие проекты особенно подвержены данному фактору.

Таким образом, актуальность быстрых и результативных совещаний не вызывает сомнений.

7 правил эффективности

Совет 1. Обозначьте управленческую цель совещания

Руководитель должен учитывать цели совещания. Это стартовая точка повестки дня и списка участников, времени и регламента.

Основные цели проведения совещаний:

1. Для информационного совещания – получение новой информации:

• важные новости и изменения в политике;
• обсуждение планов и стратегий;
• краткосрочное прогнозирование;
• презентация новых продуктов и подходов;
• обсуждение бюджета;
• кадровые вопросы.

2. Для регулярных совещаний – контроль событий и принятие оперативных решений:

• основные риски и сложности;
• параметры для оценки прогресса;
• оценка ключевых процессов и необходимые изменения;
• обсуждение происходящего: что идет хорошо, что требует улучшения;
• ключевые уроки и результаты действий;
• координация усилий;
• коммуникации.

3. Творческие совещания, выработка новых подходов и командообразование – мотивация команды: 

• побуждение к действию;
• принятие коллективных решений;
• чествование индивидуальных и коллективных побед и успехов.

Таким образом, тема влияет на тип совещания и модель его организации. Например, информационные совещания отличаются многочисленностью и продолжительностью во времени. Регулярные совещания носят плановый характер, по времени более быстрые с ограниченным количеством участников. Творческие совещания требуют особой подготовки: организации мебели (как правильно отдельные столы), чай, кофе и неофициальная обстановка, не требует соблюдения дресс-кода.

Совет 2. Обозначьте повестку дня

Повестка дня – план задач, которые нужно решить на совещании. Продолжительность совещания и выступлений регламентируются в повестке дня. При составлении повестки, обязательно учитывайте время, необходимое для выступления каждого докладчика и обсуждения каждого вопроса.

При планировании временного регламента совещания важно учесть следующее:

• важность вопроса, выносимого в повестку дня;
• регламент каждого выступления;
• перерывы, если они необходимы;
• учесть 20% на дополнительную важную информацию.

Повестка дня с фиксацией времени и конкретики выступлений рассылается всем участникам совещания.

Совет 3. Заранее формируйте список приглашенных

Оптимальное количество участников быстрых совещаний 5-7 человек. Состав от 8 до 12 человек допустим, если руководитель совещания обладает навыками фасилитатора. Для генерации идей, постановки целей и летучек идеальным является состав не более 15 человек.

В компании Goolge существует негласное правило – максимальное количество участников не более 10.

В компании Amazon – правило «двух пицц» – на совещании должно быть не больше людей, чем можно накормить двумя пиццами.

Есть правило: 8-18-1800:

• 8 – решение рабочих вопросов;
• 18 – мозговой штурм, коллективное решение проблем;
• 1800 – проинформировать и дать пообщаться.

Исследование, проведенной фирмой Bain&Company говорит, что в группах, принимающих решения, добавления каждого участника сверх семи приводит к снижению эффективности примерно на 10%.

Совет 4. Продумайте организационные моменты

Результативные совещания, как правило, проводятся в одно время и в одном месте. Заранее спланируйте рассадку приглашенных и выступающих на совещании. Заранее расставьте столы и стулья. Обеспечьте каждого человека ручкой и листком. Поставьте графин с водой в центре стола и расставьте бокалы.

Совет 5. Подготовьте информационные материалы для совещания

Это уведомления, в которых содержится дата, время, повестка дня и место проведения совещания, которые необходимо разослать не менее чем за 2-3 дня.

Совет 6. Назначьте ответственного за протоколы совещаний

В компании необходим администратор совещаний, в чьи обязанности входит организация, ведение протоколов и контроль поручений. Протокол совещаний может вестись в единой доступной форме или отображаться на большом экране, где каждый может внести корректировки в итоги совещания.

Совет 7. Четко регламентируйте регламенты выступлений

Чтобы выдержать рабочий темп совещания необходимо строго регламентировать заявленное время.

Подготовленная речь выступающего в первые 30 секунд показывает уровень проработки обозначенного вопроса. Четыре минуты спустя, это мнение становится окончательным, и играет роль основополагающего фактора дальнейшей коммуникации. Поэтому регламенты выступлений не должны быть затянуты по времени.

Пять рекомедаций выступающим

1. Подготовиться заранее: изучить повестку дня, обсуждаемые вопросы, подготовить доклад по обозначенному тайтингу.
2. Подготовить раздаточные материалы, если необходимо.
3. Знать свою аудиторию: что ее волнует больше всего, какую проблему они пытаются решить, как то, чем вы с ними поделитесь, поможет им сэкономить время или упростить работу.
4. Задавайте вопросы. Научитесь слушать и задавать открытые вопросы: Что вы думаете о том, что я вам сейчас сказал? Могли бы вы привести пример? Как это вписывается в ваши планы?
5. Убирайте слова-паразиты и осторожные фразы: Я просто хотел уточнить... Может быть у вас найдется минута для разговора? Они снижают эффект ваших фраз.

Структура выступления по методу ПППП

1. Позиция. Кратко изложить: я считаю, что нам нужно двигаться в направлении А.
2. Причина. Обосновать: мы получили положительные отзывы на этот подход.
3. Подтверждение. Предоставить: К примеру, наш президент сказал, что поддерживает его.
4. Позиция. Завершить, повторив свою позицию: вот почему я считаю, что направление А – лучший вариант.

Итак, до выступления необходимо 

1. Обозначить управленческую цель совещания.
2. Сформулировать повестку дня, не более чеырех вопросов.
3. Определить список приглашенных. Как минимум четыре лица, ответственные за выполнения задач в повестке дня.
4. Определить график совещания: единичное или периодическое.
5. Разослать информационные материалы участникам совещания для изучения.
6. Определить ответственного за ведение протокола совещания.
7. Спланировать регламент продолжительности каждого выступления. Внедряйте питч-дисциплину в команду. Учите сотрудников осваивать питч-выступления.

Читайте также: